Bonnes pratiques pour la gestion de sa boîte mail

Que ce soit ta boîte mail professionnelle (celle du RPN) ou privée, il est important de mettre en œuvre quelques bonnes pratiques afin de pouvoir travailler de manière efficace avec tes e-mails:

Tri de ses mails

Quand tu reçois un e-mail, celui-ci arrive dans ta « Boîte de réception ». On peut la comparer à ta boîte aux lettres à la maison. Chez toi, la boîte aux lettres est probablement vidée fréquemment, pour:

1. d’une part éviter que celle-ci se remplisse et ne permette plus de recevoir de nouvelles lettres.
2. d’une autre part traiter les courriers reçus (répondre, classer, éventuellement jeter).

Pour une boîte mail, le fonctionnement devrait être semblable. Il faudrait traiter au fur et à mesure les messages reçus dans ta boîte de réception de manière à ce qu’elle soit la plus vide possible. Pour cela, il s’agit de:

• Répondre aux e-mails que tu peux traiter directement
• Sauvegarder des pièces jointes utiles sur ton ordinateur personnel ou sur ton disque personnel (M:\)
• Classer les e-mails que tu souhaites pouvoir conserver, par exemple dans des dossiers
• Supprimer les e-mails qui ne te sont plus utiles

En appliquant ces principes, tu auras une boîte de réception épurée et claire et tu seras en mesure de retrouver aisément des informations contenues dans d’anciens e-mails.

Suppression des courriels

Tous les messages qui sont présents dans ta boîte mail sont sauvegardés sur un serveur cantonal, de manière à ce que tu puisses y accéder depuis n’importe quel poste RPN du canton. De manière à ne pas surcharger ta boîte mail et à éviter que des données inutiles soient sauvegardés sur les serveurs cantonaux, il est important que tu supprimes les e-mails qui ne te sont plus utiles.

N’oublie pas de temps en temps de vider le dossier « Eléments supprimés », de manière à les supprimer définitivement.

Utilisation de dossiers

Pour les e-mails que tu souhaites conserver, une bonne pratique consiste à les classer dans des dossiers de ta boîte mail. Pour créer des dossiers, il te suffit de cliquer droit sur le dossier « Boîte de réception » dans la zone de gauche et de choisir « Créer un sous-dossier ».

A toi de choisir les dossiers qui te sont utiles. Tu peux les modifier en tout temps.

Petit conseil, libérer de l’espace dans ta boîte de réception, place les e-mails que tu ne peux pas traiter tout de suite mais qui devront l’être dans un dossier « A traiter ».