Répondre à un message ou le transférer
Lorsque tu reçois un message par e-mail, il est bien souvent attendu de ta part que tu y répondes. Cette page regroupe les différentes possibilités à ta disposition pour traiter un message reçu.
En combien de temps dois-je traiter un e-mail reçu?
Quand tu reçois un message, il n’est pas attendu de toi que tu répondes dans la minute. Pour tout ce qui est urgent, il faut téléphoner ! Même en ce qui concerne un message Whatsapp ou Pronote, un délai de plusieurs heures voire plusieurs jours est possible et acceptable. Des études ont démontré qu’en moyenne le délai de réponse à un e-mail se situe entre 24 et 48 heures.
Dans le cas où tu serais surchargé-e et que tu ne pourrais pas répondre dans un délai de 48 heures, il est conseillé de simplement indiquer à ton destinataire que tu as bien reçu son message et que tu effectueras les actions demandées dès que possible. Si tu le peux, précise le délai.
Répondre à un message
Pour chaque message reçu, le mode de réponse par défaut est « Répondre à tous », ce qui signifie que ta réponse sera envoyée à tous les destinataires du message reçu. Il est toutefois possible de sélectionner d’autres modes de réponse en cliquant sur la flèche à droite du bouton.
Répondre
En cliquant sur le bouton « Répondre », seule la personne t’ayant envoyé le message recevra ta réponse.
Concrètement, si Bastien t’a envoyé un message en mettant Sandra et Gilles en copie (CC, voir article dédié), ta réponse ne sera renvoyée qu’à Bastien. Si tu penses qu’elle est pertinente et peut également intéresser Sandra et Gilles, il te faut alors utiliser le bouton « Répondre à tous ».
Répondre à tous
En cliquant sur le bouton « Répondre à tous », tous les destinataires du message reçu recevront ta réponse.
Si Bastien t’a envoyé un message en mettant Sandra et Gilles en copie, ta réponse sera envoyée à ces 3 destinataires.
Transférer
Dans le cas où tu voudrais transmettre un message reçu à quelqu’un d’autre que les destinataires, pour que cette personne puisse être au courant du contenu du message, il faut utiliser le bouton « Transférer ».
Prenons à nouveau pour exemple le message reçu de Bastien avec Gilles et Sandra en copie. Si tu souhaites le transmettre à ton ami Kevin, il s’agit de cliquer sur « Transférer », puis de choisir Kevin dans les destinataires.
Quand tu transfères un message, tu peux choisir d’ajouter quelque chose devant le message transféré (par exemple des salutations ou la raison pour laquelle tu transfères ce message) ou le laisser tel quel.
Tu remarqueras aussi que l’objet du message a changé et est préfixé d’un « TR: », ce qui fait que ton destinataire (ici ton ami Kevin pour l’exemple) saura qu’il s’agit d’un message transféré et qu’il n’est ainsi pas le destinataire du message initial.